Anna Heiliö

Managing Director, MPS Prewise / 28.1.2021

Tägit: Johtaminen, Työn tuunaaminen

Talouselämä-lehti raportoi tällä viikolla alustavana tuloksena LUT-kauppakorkeakoulukoronakriisin vaikutuksia työelämään ja luottamukseen selvittävästä tutkimuksesta, että luottamus esimiehiin vaikuttaa laskeneen kriisin aikana. Tämä onkin selkeä haaste tulevien kuukausien ja myös kriisinjälkeisen ajan kannalta, sillä nimenomaan luottamus on yksi niistä peruskivistä, joille hyvä johtaminen perustuu – tapahtuipa se kasvotusten, etänä tai monikanavaisesti.  

Sillä aikaa kun odotamme lisää asiaa valottavia tutkimustuloksia, kirjasin arkisen oppimisen tueksi muutaman itseäni etäjohtamisessa hyödyttäneen periaatteen. Vinkit perustuvat MPS-johtamiskäsitykselle, jonka kulmakivinä ovat luottamuksen lisäksi, turvallisuus, yhteenkuuluvuus sekä luovuus ja kehittäminen 

1. Varmista yhteistyön toimivuuden edellytykset ja riittävät rutiinit.

Etäjohtamisessa toiminnan koordinointi ja selkeiden raamien luominen nousee hyvin keskeiseksi, koska spontaaneja kohtaamisia on vähemmän ja muiden toimintaa voi olla huomattavasti vaikeampaa nähdä tai ennakoida. Tavoitteiden, roolien, viestintätapojen, yhteisten käytänteiden ja tarvittavan raportoinnin tulee siis olla kaikille selkeitä, jotta virtuaalinen työyhteisö voi toimia tehokkaasti ja kokea olonsa turvalliseksi. 

Käytänteissä ja pelisäännöissä on tärkeää huomioida turvallisuus laajemminkin: missä ja miten työtä tehdään ja seurataan, jotta työkuorma pysyy kohtuullisena ja työolot fyysisesti ja henkisesti turvallisina. Yksi turvallisuutta ja hallinnan tunnetta lisäävistä asioista on myös tieto esimiehen tavoitettavuudesta. Erityisesti poikkeustilanteita ajatellen olen kokenut itse tärkeäksi kertoa, mistä ja miten minut saa kiinni myös normaalien työpäivän aikaisten rutiinien ulkopuolella.

2. Vahvista yhteenkuuluvuutta.

Pidempään jatkuva etätyö voi johtaa yksin jäämisen kokemuksiin ja kapeuttaa näkökulmia yhteisen edun suhteen – näytä siis suuntaa myös vahvistamalla kokemusta yhteisistä tavoitteista ja arvoista. Meillä MPS:llä on esimerkiksi otettu käyttöön parin viikon välein toistuvat Yhdessä vahvoja -tunnit, joissa arvomme ovat esillä niin symbolisesti kohtaamisten nimessä kuin konkreettisesti yhteistä tulevaisuutta rakentavissa sisällöissä. 

Esimiehenä kannattaa säännöllisesti nostaa esille yhteisiä vahvuuksia ja jokaisen arvokasta roolia tiimin osana. Yhteishengelle on tärkeää sekin, että puutut esimiehenä asiaan, jos joku toistuvasti toimii yhteisten pelisääntöjen vastaisesti.

Kannattaa myös panostaa esimerkiksi palaverien yhteiseen suunnitteluun, vaikka se tuntuisikin etänä hitaammalta kuin yksin tekeminen. Itse palavereissa voi hyödyntää erilaisia työkaluja, jotka tukevat vuorovaikutusta – onko esimerkiksi Mentimeter teille tuttu?

3. Viesti, viesti, viesti.

Ja rohkaise muitakin viestimään. Luottamuksen luominen vaatii etätyössä erityisen systemaattista huomiota johtajalta. Työyhteisön tulee voida luottaa siihen, että he saavat jatkuvasti ja riittävästi oikea-aikaista tietoa tilanteesta helposti ennakoitavien kanavien kautta. Panosta myös positiivisten asioiden esille tuomiseen ja muista jakaa oma innostuksesi – etätyössä se voi jäädä muilta huomaamatta, jos et sitä kerro. 

Varmista lisäksi, että työyhteisöllä on mahdollisuus myös sosiaaliseen ja vapaamuotoisempaan kommunikointiin, jotta yhteisöön kuulumisen tunne voi säilyä ja työviikkoihin syntyy yhteisiä palautumisen ja ilon hetkiä. 

4. Raivaa tilaa yhteiselle ideoinnille ja luovuudelle.

Useimmilla työpaikoilla on jonkinlaisen alkukankeuden jälkeen saatu perushommat toimimaan ihan hyvin: erilaisia suoritteita tehdään, asiat etenevät, tuloksiakin saavutetaan. Työelämän murroksessa jatkuva uudistuminen vaatii kuitenkin muutakin kuin perussuorittamista ja asiakeskeisiä Teams-palavereja – tätä varten on siis tietoisesti rakennettava myös etäyhteyksillä toimivia tapoja innostaa ja innostua, ideoida ja haastaa, kuvitella ja kokeilla. 

Erilaisten huolellisesti suunniteltujen kehityshetkien ja -workshopien lisäksi olen itse kokenut hyvin lähellä arkea tapahtuvat inspiroitumisen hetket tärkeiksi. Meidän tiimissämme esimerkiksi järjestetään säännöllisiä demosessioita, joissa on tarkoitus jakaa hyvät toteutukset ja lähestymistavat nopeasti muidenkin käyttöön, mutta sivutuotteena syntyy aivan valtavasti ihailua, inspiroitumista ja ylpeyttä toisten taidoista – siis polttoainetta niin yhteisöllisyyden tunteelle kuin omalle luomisvoimalle.

5. Ole läsnä yksilölle.

Kun spontaaneja kohtaamisia on vähemmän, yhteistä aikaa tiimin yksilöiden kanssa täytyy entistä tietoisemmin viedä kalenteriin. Kahdenvälisisissä keskusteluissa voi hoitaa monia asioita tehokkaasti, mutta vähintään yhtä tärkeää niissä on kohdata toinen ihmisenä – kuunnella ja kuulla missä mennään. Kannattaa myös puntaroida omia palautteen antamisen tapojamitkä ovat luontevia hetkiä antaa palautetta, tuleehan sitä annettua riittävästi myös etäältä ja miten voit etätilanteessa parhaiten aistia toisen tunnetiloja ja käydä vaikeammistakin asioista välittäviä keskusteluja. Muista, että onnistunut etäjohtaminen edellyttää sopivaa tasapainottelua ihmisorientoituneen ja tehtäväorientoituneen johtamistavan välillä. 

Itselleni tärkeä ajatus on ollut myös tämä: pienetkin asiat merkitsevät paljon, kun niitä vain muistaa jatkuvasti tehdä. Jsäännöllisellä kuulumisten kysymisellä kerrot, että välität ja olet saatavilla.


Linkki Talouselämän artikkeliin. 


Blogin kirjoittaja Anna Heiliö toimii MPS Prewisen toimitusjohtajana.