On hiljainen heinäkuu. Työlistallani on laskujeni mukaan yhdeksän asiaa, joista suurin osa on suurempia kokonaisuuksia ja mietin, miten saisin aikaan nuo yhdeksän suurelta vaikuttavaa ja mielessä kummittelevaa tehtävää. Yksi niistä on tämän blogitekstin kirjoittaminen.
Jostain syystä en saa tartuttua työtehtäviin, eli prokrastinoin, joten päätin selvittää sille todennäköiset syyt sekä miten ne voi taklata.
Jokainen meistä prokrastinoi – se on meille luontevaa. Siihen vaikuttaa Harvard Business Reviewin artikkelin mukaan kolme asiaa: meillä ei ole käytössä tarpeeksi hyviä työtapoja ja -käytäntöjä, meillä ei ole riittävästi toleranssia tylsyyden tai levottomuuden sietämiseen ja meillä on yleisesti virheellisiä ajatusmalleja.
Miten siis taklata edellä mainittuja ja saada enemmän aikaan? Työpäiviin olisi ainakin syytä lisätä hyviä tapoja ja rutiineja.
Tee tasaisesti aikaa keskittymistä vaativalle työlle
Keskittymistä vaativa työ on yleensä haastavaa, mutta se helpottuu, kun sitä tekee rutiininomaisesti ja päivittäin. Tällainen keskittymistä vaativa työ on esimerkiksi kirjoittamista, monimutkaisen datan käsittelyä, tai strategian tekemistä.
Keskittymistä vaativalle työlle olisi hyvä varata sama aikaikkuna jokaisena päivänä – siten se toimii parhaiten. Voit esimerkiksi roolisi ja työtilanteesi sallimassa tilanteessa varata aamu- tai iltapäivälle 1–2 tuntia keskeytyksettömälle työajalle, riippuen siitä mihin vuorokaudenaikaan olet tehokkaimmillasi. Kun teet keskittymistä vaativaa työtä joka päivä samaan aikaan ja siitä tulee tapa, tekeminenkin helpottuu.
Luo systeemi uusien työtehtävien aloittamiselle
Siitähän prokrastinaatiossa on juurikin kyse, kun asioita ei yksinkertaisesti saa aloitettua. Mikä sitten auttaa?
Samoin kuin oppimisessa, myös tehtävien aloittamisessa kannattaa pohtia prosessia ja lopputulosta. Voit miettiä, millaisia vaiheita tehtävän tekemiseen sisältyy ja missä järjestyksessä tekisit ne. Voit pohtia, kuinka paljon tehtävän tekemiseen kuluisi aikaa. Voit lisäksi miettiä lopputulosta, joka voi auttaa sinua edistämään laajempaa kokonaisuutta tai auttaa kollegoita eteenpäin. Voit myös pohtia, mitä voisit oppia, kun teet tietyn tehtävän.
Kehitä itsellesi aloittamisen tapa ja kaava. Mieti aina tietyt asiat ennen tehtävän aloittamista ja ota huomioon tehtävän loppuun saattamisesta koituvat hyödyt.
Työskentele lyhyemmissä pätkissä
Joskus ajattelemme, että jonkin tehtävän tai asian hoitamiseen pitää varata useampi tunti, jonka vuoksi se jää tekemättä. Tämä on yksi mahdollisista virheellisistä ajatusmalleista.
Voit kokeilla seuraavia tapoja:
- Tee välttämiäsi tehtäviä 10 minuuttia ja jatka seuraavana päivänä siitä, mihin jäit. Näin pääset yli ensimmäisestä esteestä – aloittamisesta.
- Varaa tehtävälle 90 minuuttia, työskentele maksimissaan se aika ja katso mitä saat lopputulokseksi. Jos olet tottunut ajatustyöläinen, saat luultavasti homman hoidettua reilussa tunnissa.
Nämä olivat muutamia poimintojani prokrastinaation syistä ja tavoista sen taklaamiseen. On hyvä muistaa, että käyttäytyminen, tunteet ja ajatukset ovat kaikki yhteyksissä toisiinsa, joten syyt tehtävien lykkäämiseen voivat olla näiden moninaisia yhdistelmiä. Lähde kuitenkin kokeilemaan ensin yhtä tapaa ja katso toimiiko se sinulle.
Tiivistin vinkit HBR:n artikkelista, josta löydät lisää tietoa ja vinkkejä teemaan liittyen.
Ja niin, tämän tekstin kirjoittamiseen käytin kahtena päivänä noin 30 minuuttia, joten sain tunnissa homman hoidettua. Yhdeksän tehtävän to-do -lista on kuitenkin parin päivän aikana pienentynyt kahteen, cheers to that!
Blogin kirjoittaja Suvi Poikela on kasvatustieteilijä, joka sopivassa tasapainossa prokrastinoi, mutta myös käynnistää ja aloittaa asioita sekä innostuu uudesta.
Lisää vinkkejä itsesi ja työsi johtamiseen löydät Onnistujan urapalvelusta, kokeile maksutta 14 päivää!
